Chi phí phúc lợi nhân viên và khoản chi được trừ thuế GTGT:
I. Các khoản chi có tính chất chi phí phúc lợi cho nhân viên:
- Chi đám tang, hiếu hỷ của bản thân và gia đình nhân viên;
- Chi phí nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, đào tạo, học tập tại cơ sở đào tạo;
- Chi hỗ trợ cho gia đình nhân viên bị thiệt hại do thiên tai, địch họa, tai nạn, bệnh tật;
- Chi khen thưởng cho con của những nhân viên có thành tích học tập tốt;
- Chi hỗ trợ chi phí di chuyển ngày lễ, tết của nhân viên;
- Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe và các loại bảo hiểm tự nguyện khác cho nhân viên.
>> Xem thêm: Chi phí bảo hiểm sức khỏe và nhân thọ cho nhân viên
(Thông tư 25/2018/TT-BTC)
Khi chấm dứt hợp đồng lao động tiền hỗ trợ thêm được tính là khoản phúc lợi:
Đối với các công ty, việc chi trả khoản tiền hỗ trợ cho nhân viên khi chấm dứt hợp đồng lao động được xem là một khoản chi có tính chất phúc lợi. Ví dụ như trong năm 2021, Công ty ABC đã chi trả khoản tiền trợ cấp mất việc làm cho các nhân viên khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật lao động.
Ngoài khoản chi này, Công ty còn chi tiền hỗ trợ thêm cho nhân viên theo Biên bản thống nhất và Thoả ước lao động tập thể giữa Tổng giám đốc và Chủ tịch Công đoàn Cty. Tuy nhiên, để được hạch toán vào chi phí được trừ, tổng số chi có tính chất phúc lợi trong năm của Công ty không được vượt quá 01 tháng lương bình quân theo quy định. Việc xác định chi phí này cũng phải tuân thủ quy định về thu nhập chịu thuế TNDN được quy định trong Công văn 4706/TCT-DNL ngày 26/11/2018 của Tổng cục thuế.
(Công văn số 4706/TCT-DNL ngày 26 tháng 11 năm 2018)
Chi ngày 8/3, 20/10 được tính là chi phí phúc lợi:
Ngày 8/3 và 20/10 được xem là các ngày đặc biệt trong năm, nên Công ty có thể chi tiêu cho hoạt động phong trào lao động như tổ chức sự kiện, tập luyện thể dục thể thao, hoạt động văn nghệ, hội thao, khám sức khỏe bổ sung ngoài khám định kỳ một năm một lần. Tất cả các khoản chi này được xem là chi phí phúc lợi và thuộc đối tượng được khấu trừ thuế GTGT theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 151/2014/TT-BTC.
(Tham khảo Công văn số 2997/CT-TTHT ngày 8/4/2015 của Cục Thuế TP. HCM)
Tiền lì xì mừng năm mới cho nhân viên là chi phí phúc lợi:
Nếu trong năm 2014, Công ty chi trực tiếp cho nhân viên các khoản lì xì mừng năm mới, chi tiền đám hiếu, hỷ cho nhân viên, chi tiền nghỉ mát và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác (nếu có hóa đơn và chứng từ hợp pháp) và tổng số tiền chi này không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của Công ty, thì cty được tính vào CP được trừ khi cty xác định TN chịu thuế TNDN.
(Công văn số 2489/CT-TTHT ngày 24/03/2016 của Cục Thuế TP Hồ Chí Minh)
Tiền mừng sinh nhật nhân viên được tính là chi phí phúc lợi:
Nếu Công ty chi tiền để mừng sinh nhật cho nhân viên theo quy chế tài chính thì đây được coi là khoản chi có tính chất phúc lợi và được hạch toán vào chi phí hợp lý với điều kiện tổng chi không vượt quá mức tương đương với 1 tháng lương bình quân (theo khoản 2.30 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC).
Tuy nhiên, khi chi tiền mừng sinh nhật cho nhân viên, Công ty phải khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (theo Công văn 286/CT-TTHT ngày 10/1/2018 của Cục Thuế TP. HCM).
Học phí trả hộ cho con của người VN là chi phí phúc lợi:
Nếu Công ty chi trực tiếp tiền phí và học phí cho con của người lao động Việt Nam và khoản chi này được ghi trong quy chế của Công ty, có hóa đơn, chứng từ theo quy định, thì đây được coi là khoản chi có TC phúc lợi và được tính vào CP được trừ khi xác định TN chịu thuế TNDN. Tổng số tiền chi có tính chất phúc lợi chi một cách trực tiếp cho người lao động theo quy định tại Điều 4 TT số 96 năm 2015/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 6 năm 2015 của BTC không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của DN.
(Theo Công văn 5452/TCT-CS ngày 18/12/2015 của Tổng cục Thuế)
Ngoài ra, đối với trường hợp Công ty chi trả học phí cho con của người lao động nước ngoài, khoản chi này được chấp nhận theo quy định tại khoản 2.6 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC và được hạch toán theo hóa đơn, không bị giới hạn về mức chi.
Thuê tư vấn sức khỏe cho người nước ngoài được tính là chi phí phúc lợi:
Theo Tổng cục Thuế, chi phí tư vấn và khám sức khỏe cho người nước ngoài được coi là một phần trong chăm sóc sức khỏe của nhân viên và có tính chất phúc lợi. Do đó, chi phí này được chấp nhận là chi phí hợp lý của công ty.
Tuy nhiên, chi phí tư vấn thuế TNCN cho lao động người nước ngoài không được coi là một khoản chi phục vụ sản xuất kinh doanh và không có tính chất phúc lợi. Do đó, chi phí này sẽ không được hạch toán và sẽ bị xuất toán.
(Theo công văn số 2337/TCT-CS ngày 30 tháng 05 năm 2016 của Tổng cục thuế)
Tặng hàng hóa cho NV được tính là chi phí phúc lợi:
Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 của Thông tư số 26/2015/TT-BTC, việc tặng hàng hóa cũng yêu cầu phải lập hóa đơn và tính thuế GTGT như khi bán hàng.
Vì vậy, nếu Công ty sản xuất ra hàng hóa không đạt chuẩn để bán ra thị trường nhưng quyết định tặng cho nhân viên thì vẫn phải xuất hóa đơn và tính thuế GTGT.
Tuy nhiên, các món quà tặng này được miễn trừ thuế TNDN và được coi là chi phí phúc lợi, nếu tổng số chi phí không vượt quá một tháng lương bình quân trong năm tính thuế của công ty.
(Công văn số 5124/CT-TTHT ngày 1 tháng 6 năm 2017 của Cục Thuế Thành phố HCM)
Thưởng voucher cho người nhân viên được tính là chi phí phúc lợi
Theo quy định tại khoản 2.30 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, Công ty có thể chi trả các khoản chi phúc lợi như mua phiếu giảm giá thưởng cho người lao động, phiếu ăn cho người lao động làm đêm, chi tiền mừng đám cưới cho người lao động, chi đám tang gia đình người lao động và các khoản chi phúc lợi khác nếu có hóa đơn và tổng mức chi không vượt quá 1 tháng lương bình quân trong năm.
Những khoản chi nêu trên đồng thời cũng được miễn thuế TNCN theo quy định tại khoản 2 Điều 2 TT 111 năm 2013/TT-BTC và khoản 5 Điều 11 TT số 92 năm 2015/TT-BTC. Việc chi trả các khoản này được tính vào chi phí hợp lý của Công ty.
Thưởng tour du lịch cho NV xuất sắc được tính là chi phí phúc lợi:
Việc Công ty thưởng tour du lịch cho nhân viên đạt thành tích xuất sắc trong năm được coi là khoản chi có tính chất phúc lợi và phải được tính vào chi phí hợp lý. Tuy nhiên, để tính thuế TNCN cho nhân viên được thưởng, khoản tiền thưởng này phải được xác định rõ đích danh người thụ hưởng. Do đó, khi tính thuế TNCN, khoản tiền thưởng này sẽ được tính vào thu nhập của nhân viên đạt được thành tích xuất sắc.
(Công văn số 3734/CT-TTHT ngày 24 tháng 04 năm 2017 của Cục Thuế Thành phố HCM)
Mức khống chế chi phí phúc lợi NV:
Tổng số chi phúc lợi không được vượt quá mức tương đương với một tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp trong năm tính thuế. Cách tính mức này như sau:
Đối với doanh nghiệp hoạt động đủ 12 tháng: Mức chi phúc lợi tối đa là tổng số tiền lương thực tế chi trả trong năm chia cho 12 tháng.
Đối với doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng: Mức chi phúc lợi tối đa là tổng số tiền lương thực tế chi trả trong năm chia cho số tháng hoạt động thực tế trong năm.
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp, thuế TNCN, bảo hiểm bắt buộc đã khấu trừ nộp Ngân sách Nhà Nước và không bao gồm số tiền trích trước quỹ dự phòng tiền lương của năm trước nay chi trong năm quyết toán thuế.
(Tham khảo Căn cứ theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và Công văn 21071/CT-HTr ngày 19/04/2016 của Cục thuế TP. Hà Nội)
Đây là hai ví dụ về cách tính 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của một công ty.
Ví dụ 1: Công ty ABC năm 2022 có quỹ lương thực tế thực hiện là 12 tỷ đồng. Để tính 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế 2022 của công ty, ta thực hiện phép chia 12 tỷ đồng cho 12 tháng. Kết quả là 1 tỷ đồng. Công thức tính này được đưa ra theo Điều 1 Thông tư 151/2014/TT-BTC.
Ví dụ 2: Công ty A thành lập vào tháng 8/2021 và hoạt động từ tháng 8/2021. Trong năm đó, công ty có quỹ lương thực tế (tổng số tiền lương thực tế đã chi trả) là 500 triệu đồng. Để tính 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm 2021 của công ty, ta thực hiện phép chia 500 triệu đồng cho số tháng thực tế hoạt động trong năm. Vì công ty chỉ hoạt động từ tháng 8/2021 đến tháng 12/2021, nên số tháng thực tế hoạt động trong năm là 5. Kết quả là 100 triệu đồng.
Lưu ý rằng tổng số tiền lương thực tế đã chỉ trả trong năm chỉ tính đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế. Ví dụ, nếu tiền lương tháng 12/2021 được trả vào tháng 2/2022, thì nó sẽ được tính vào năm 2021. Tuy nhiên, nếu tiền lương tháng 12/2021 được trả vào tháng 4/2022, thì nó sẽ không được tính vào năm 2021 vì hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2021 là ngày cuối cùng của tháng 3/2022.
Điều kiện để các CP có tính chất phúc lợi cho nhân viên được trừ khi DN tính thuế TNDN:
Để các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Các khoản chi phát sinh phải liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các khoản chi phải có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Các khoản chi phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu có mua hàng hóa có hóa đơn, dịch vụ mỗi lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
(Theo Điều 4 TT 96 năm 2015/TT-BTC)
Ngoài ra, các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động cũng cần tuân thủ các quy định sau:
- DN không được ghi cụ thể ĐK được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng LĐ; Thoả ước LĐ tập thể; Quy chế TC của Công ty, Tổng Cty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch HĐQT, Tổng GĐ, GĐ quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
- Cần có các giấy tờ hợp lệ như Hợp đồng kinh tế, bảng kê danh sách người lao động được tham gia, quyết định của Giám đốc, quyết định phê duyệt kinh phí và các hóa đơn, chứng từ kèm theo.
- Mức khống chế Tổng các khoản chi phí phúc lợi không quá 1 tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp không đáp ứng đủ các điều kiện trên, các khoản chi phúc lợi sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN. Nếu vượt quá mức khống chế, doanh nghiệp sẽ bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN cuối năm.
II. Chi phí phúc lợi cho nhân viên có được khấu trừ thuế GTGT không?
Theo các hướng dẫn, trong trường hợp doanh nghiệp chi trả khoản chi phúc lợi cho người lao động thụ hưởng trực tiếp, chỉ khi đáp ứng đủ các điều kiện như có đầy đủ hóa đơn chứng từ và tổng số chi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế, thì khoản chi phí đó mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT tương ứng. Điều này được quy định trong Công văn 4005/TCT-CS ngày 29/09/2015 của Tổng cục thuế gửi Cục Thuế tỉnh Đồng Nai.
Cụ thể, trong trường hợp Công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Sao Việt phát sinh CP mua hàng bên ngoài để làm quà tặng trung thu, quà tặng tết cho cán bộ, công nhân viên, và nếu tổng số chi không vượt quá 01 tháng lương trung bình thực tế thực hiện trong năm tính thuế, thì cty được tính vào khoản CP được trừ khi tính thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần tính vào chi phí được trừ.
Tuy nhiên, cty cần phải lập hóa đơn GTGT theo quy định pháp luật. Điều này được quy định trong Công văn 4003/TCT-CS ngày 17/10/2018 của Tổng cục thuế.
III. Chi phí phúc lợi có tính thuế TNCN không:
Theo quy định pháp luật tại điểm đ, khoản 2, điều 2 của TT số 111 năm 2013/TT-BTC, các khoản CP phục vụ cho hoạt động chăm sóc sức khoẻ, vui chơi, giải trí thẩm mỹ… cho cá nhân nếu nội dung chi trả ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân. TH nội dung chi trả không ghi tên cá nhân được hưởng mà chi chung cho tập thể lao động thì không được tính vào TN chịu thuế.
Theo Công văn số 1650/TCT-DNNCN ngày 24 tháng 04 năm 2019 của Tổng cục thuế ban hành, nếu khoản chi nghỉ mát được trả từ quỹ phúc lợi và ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động.
Nếu khoản chi nghỉ mát là chi chung cho tập thể người lao động và không ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân. Nếu cá nhân (người lao động) thuộc Văn phòng đại diện thực tế nhận được khoản chi nghỉ mát chi từ VP Đại diện thì khoản thu nhập này tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động.
Theo Công văn 41659/CT-TTHT ngày 19/6/2018 của Cục thuế TP Hà Nội, chi phí cho chuyến du lịch nghỉ mát của người lao động được xem là khoản chi phục vụ cho hoạt động giải trí và thẩm mỹ của cá nhân và tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định.
Đối với việc áp dụng thuế TNDN:
Nếu Tổng Công ty Quản lý bay Việt Nam chi trả tiền cho nhân viên nghỉ phép theo quy định và đáp ứng đầy đủ các điều kiện tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và tổng chi phí phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế, thì khoản chi này sẽ được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Đối với việc áp dụng thuế TNCN:
Nếu Tổng Công ty Quản lý bay Việt Nam chi trả tiền nghỉ phép cho nhân viên và ghi rõ tên cá nhân được hưởng, thì khoản chi này sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên theo quy định tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC.
Cục Thuế TP Hà Nội đã trả lời và thông báo cho Tổng Công ty Quản lý bay Việt Nam để thực hiện.
Theo công văn 65152/CT-TTHT ngày 2/10/2017 của Cục thuế TP Hà Nội, nếu Công ty chi trả các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho nhân viên (như chi phí nghỉ mát), có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật và tổng số chi phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế, thì sẽ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Đồng thời, cty cũng được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với khoản CP phúc lợi tương ứng với khoản tiền được tính vào CP được trừ khi DN xác định TN chịu thuế TNDN, nếu đáp ứng nguyên tắc và điều kiện khấu trừ thuế GTGT theo quy định.
Nếu khoản chi nghỉ phép được Công ty chi trả cho nhân viên nhưng không ghi rõ tên cá nhân được hưởng mà chỉ ghi chung cho tập thể nhân viên, thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên.
Theo quy định của Thông tư 92/2015/TT-BTC Điều 11 và Thông tư số 111/2013/TT-BTC Khoản 2, có các khoản sau không được tính vào thu nhập chịu thuế:
g.1) Người sử dụng lao động hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh hiểm nghèo cho người lao động và thân nhân của họ. Thân nhân bao gồm nhiều quan hệ và mức hỗ trợ tối đa là chi phí thực tế sau khi trừ các khoản chi trả của tổ chức bảo hiểm.
g.6) Người sử dụng lao động trả tiền vé máy bay khứ hồi cho người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam hoặc người Việt Nam làm việc ở nước ngoài, mỗi năm một lần. Căn cứ trên hợp đồng lao động và các chứng từ liên quan để xác định số tiền.
g.7) Người sử dụng lao động trả tiền học phí cho con của người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam hoặc con của người lao động Việt Nam đang làm việc ở nước ngoài, từ mầm non đến trung học phổ thông.
g.10) Người lao động nhận tiền từ tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập chi đám hiếu, hỉ cho bản thân và gia đình theo quy định chung và mức thu nhập chịu thuế theo Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
